Geen bijtelling privégebruik auto? Zorg voor een kilometeradministratie.

30 mei 2019

Heb jij of een van je medewerkers een auto van de zaak, waar je geen privé kilometers mee rijdt (niet meer dan 500 kilometers per jaar)? En denk je geen kilometeradministratie nodig te hebben? Dit zou mogelijk weleens een verkeerde conclusie kunnen zijn bij een belastingcontrole.

Als werkgever kun je de bijtelling van de auto voor privégebruik achterwege laten als je niet meer dan 500 privé kilometers op jaarbasis rijdt. Werknemers kunnen bij de belastingdienst een verklaring aanvragen. Met een kopie van deze verklaring kan de bijtelling in de loonadministratie achterwege blijven.

Tot hier is er geen probleem voor je. Maar wat als de belastingdienst nu bij je over de vloer komt? Als de belastingdienst aan kan tonen dat er sprake is van meer dan 500 privé kilometers kunnen ze de bewijslast bij jou neerleggen. Maar hoe bewijs je dit nu wanneer je geen kilometeradministratie hebt bijgehouden? Je veronderstelde nog dat dit niet noodzakelijk was.

Zonder een sluitende kilometer administratie is het erg moeilijk aan een rechter aan te tonen dat er minder dan 500 kilometers voor privédoeleinden zijn gereden op jaarbasis. Het slechts aantonen van minder dan 500 privé kilometers zal niet volstaan. Er moet sprake zijn van overtuigend bewijs. Het aangeven dat je over een tweede auto privé beschikt volstaat hier niet bij. Ook de onderbouwing van een achteraf gevoerde kilometeradministratie is mogelijk onvoldoende bewijs.

De rechter zal naar de betrouwbaarheid van de kilometeradministratie kijken. De belastingdienst controleert je kilometeradministratie met:

• Je agenda
• Opgegeven kilometerstanden bij de onderhoudsbeurten door de garage
• Brandstofbonnen

Er dient overtuigend bewijs te zijn en er is een zware bewijslast dat er geen privégebruik is. Jouw bewijs moet elke twijfel te boven gaan.

Gevolg is dat de belastingdienst je het privégebruik alsnog met terugwerkende kracht in rekening brengt over de jaren die het betreffen en daarboven op volgt een rente. Als laatste kan de belastingdienst je ook nog een verzuimboete opleggen, maar dit ligt aan de casus.

Wij adviseren je dan ook wanneer je kiest geen bijtelling aan te houden, te zorgen voor een sluitende kilometeradministratie. Dit kun je schriftelijk doen via een boek dat je kunt kopen voor de registratie bij de boekhandel, maar ook digitaal via Excel. Tevens zijn er ook mogelijkheden middels registratiesystemen die je kunt laten inbouwen. En als je een nieuwe auto rijdt, dan zijn er zelfs bij sommige automerken mogelijkheden om je reizen te laten registreren via een app.